بهره برداری و آغاز به کار رسمی سامانه جامعه فرهنگی

سامانه جامع فرهنگی جهت تسهیل ساز و کارهای اداری موجود در معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه راه اندازی می شود.

معاونت فرهنگی و اجتماعی به دلیل نوع مخاطبان خود، از تنوع در فعالیت ها برخوردار است. اقشار حاضر در دانشگاه اعم از دانشجویان، اعضای هیات علمی ،  کارکنان محترم در قالب های انجمن های علمی، تشکل های اسلامی دانشجویی، کانون های فرهنگی و هنری وفعالیت هایی که ذیل معاونت قابل اجرا هست مشغول فعالیت هستند .

در راستای ایجاد بستر مناسب برای ساماندهی و اجرای فعالیت های ذکر شده و  بهره مندی از دانش روز و اتوماسیون سازی روندهای موجود برای ارائه خدمات بهتر طراحی و اجرای این سامانه در دستور کار نیم سال گذشته این معاونت قرار گرفت و از روز جوان به طور رسمی مورد بهره برداری قرار خواهد گرفت. در این سامانه خدمات لازم برای برگزاری انتخابات، مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع مالی، مدیریت جلسات و اعضا، مدیریت درخواست ها و... ارائه می شود که در ادامه به توضیح مختصر هر بخش می پردازیم.

1- انتخابات:
یکی از اساسی ترین چالش های موجود در امور فرهنگی و مجموعه های دانشجویی، برگزاری انتخابات سالم و بدون خدشه است. برگزاری انتخابات به شیوه سنتی، موجب می شود دانشجویانی که در روز انتخابات حضور نداشته باشند، امکان مشارکت در انتخابات را از دست بدهند و به این ترتیب جمعیت موثر در انتخاب فرد اصلاح کاهش می یابد.

سامانه فرهنگی، برگزاری هر نوع انتخاباتی را به صورت مجازی برای جامعه دانشگاهی بر عهده می گیرد. برگزاری انتخابات به صورت مجازی و مستقل از مکان، بدون حاشیه و نتایجی دقیق و بدون ابهام، می تواند راه حل مشکل باشد.

2- مدیریت منابع انسانی:
یکی از نیازهای ضروری برای هر سازمان، مدیریت منابع انسانی آن سازمان است. وجود لیستی از اعضای سازمان، مشخص کردن سمت، وظایف و مسئولیت های محوله به هر عضو، ثبت و گزارش فعالیت های انجام شده توسط هر عضو و وجود تاریخچه ای از فعالیت های انجام شده اعضای آن از نیازهای انکارناپذیر و مهم هر سازمان و نهادی محسوب می شود.

3- مدیریت منابع مالی:
یکی دیگر از نیازهای اساسی امور فرهنگی، وجود یک سامانه جهت ثبت اموال و دارایی های تمامی نهادها و تشکل ها و انجمن های زیر مجموعه امور فرهنگی، امکان ثبت اموالی که به آنها تحویل داده شده، امکان ثبت اموال از کار افتاده یا خارج شده از آنها هر یک به تفکیک، وجود سامانه ای برای ثبت گردش های مالی امور فرهنگی و نحوه ی خرج کرد بودجه ی مصرفی در فعالیت های امور فرهنگی مانند برگزاری اردوها، کلاس ها و برای هریک از مجموعه های زیر مجموعه امور فرهنگی می باشد که مادر این نرم افزار این موارد را نیز مد نظر قرا داده ایم. از جزئیاتی که در این قسمت نرم افزار ثبت خواهد شد، می توان برای تهیه گزارش عملکرد سالیانه با بهترین ابزار آمارگیری استفاده کرد.

4- مدیریت جلسات و مدیریت اعضا:

1-4- مدیریت جلسات نهادهای زیرمجموعه امور فرهنگی:

یکی از دیگر فعالیت ها وظایف نهادهای فرهنگی دانشگاه، برگزاری جلسات جهت تصمیم گیری ها و ایجاد هماهنگی و ... می باشد.

برگزاری این جلسات با توجه به هر نهاد(انجمن، تشکل و ...) رویه ای متغیر دارد که از جمله این رویه ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

2-4-تعریف و ایجاد جلسه، دعوت مدعوین، اطلاع رسانی، ایجاد صورتجلسه ارسال صورتجلسات به مسئولین مربوطه بایگانی صورتجلسات و ...

که تمامی این روال ها در سامانه پلینک به صورت تمام الکترونیک پیاده سازی شده است.

5- مدیریت اعضای نهادهای زیر مجموعه امور فرهنگی:

یکی از وظایف تعریف شده کارشناسان فرهنگی ثبت سوابق نهادهای زیرمجموعه خود و بایگانی آنها و ایجاد پرونده فرهنگی برای دانشجویان آن نهاد است.

یکی از قابلیت های این سامانه ایجاد پرونده فرهنگی برای هر دانشجو و ثبت تمامی فعالیت های انجام شده آن دانشجو و بایگانی آن است.

6- مدیریت درخواست ها و ثبت نام های غیرحضوری:

بدون شک بارزترین و مهم ترین قابلیت این سامانه، اتوماسیون سازی روند ثبت درخواست ها و تسهیل در این امر می باشد. تمامی روندهای اخذ مجوز برای انجام فعالیت ها به صورت آنلاین بوده و دانشجویان می توانند در هر ساعت از شبانه روز درخواست خود را ثبت کرده و مسئولین ذیربط هر یک در نقش خود در مسیر تایید این درخواست قرار گرفته (مسیر به صورت پویا و با توجه به سیاست هر مجموعه تعیین خواهد شد) و پس از تایید و امضای دیجیتال  آنها درخواست به مرحله بعد فرستاده می شود(اطلاع رسانی از طریق سامانه و پیامک) و نیز می توانند در هر مکان و زمان با پلتفرم های مختلف به درخواست ها پاسخ گو باشند. تمامی این درخواست ها با جزئیات و پیوست ما در سیستم ذخیره می شود.

یک درخواست پس از طی کردن روند و نهایی شدن( بسته به سیاست هر مجموعه) به یک فعالیت تبدیل شده و دانشجویان به تفکیک رشته و یا ثبت نام خود در این فعالیت  ها می توانند در فعالیت ها شرکت کرده و همچنین بازخوردهای خود را (از طریق نظر سنجی و ...) به این فعالیت ها اعلام کنند.

7- مدیریت اساتید مشاور فرهنگی:

نقش پررنگ اساتید مشاور انجمن ها، رابطین فرهنگی و کارشناسان تشکل ها و نهادها در مدیریت و رهبری آنها در این سامانه به شکل مبرهنی به کار گرفته شده است. در بررسی و فیلتر کردن درخواست های ارسالی از سمت این نهادها، به عنوان اولین گذرگاه  درخواست ها، باعث بهینه شدن درخواست ها می شود.
قابلیت تعریف رابطین و اساتید مشاور فرهنگی و چینش آنها در مسیرهای مختلف فرآیند اخذ مجوز و پایش فعالیت ها از دیگر قابلیت های این سامانه به شمار می رود.

8- سیستم برگزاری آزمون های آنلاین:

سیستم برگزاری آزمون های آنلاین با فراهم کردن ابزارهایی مانند: طراحی فرم و سوالات به صورت پویا، تصحیح خودکار، نمایش سوالات به صورت تصادفی، پیش ثبت نام، ایجاد محدودیت های زمانی، اعلام نتایج، دسته بندی شرکت کننده ها بر اساس گروه های خاص و ... را می توان یکی از قابلیت های پرکاربرد این سامانه دانست.

ایجاد فیلترهای پویا و دسترسی های موجود در این بخش از سمانه این امکان را فراهم می کند تا بتوان از این قابلیت در دیگر بخش های دانشگاه نیز استفاده کرد.

9- سیستم گزارش دهی و آمارگیری:

یکی از مهمترین بخش های هر سامانه اطلاعاتی گزارش گیری آن است.

امکان جدیدی برای تحلیل و گزارشگیری عددی و گرافیکی از تمامی فعالیت ها و هزینه های مصرفی به تفکیک در نهادهای زیرمجموعه خود با بهره گیری از به روزترین ابزارهای آمارگیری در اختیار ما قرار می دهد. گزارش گیری از نهادهای فرهنگی و علمی و فعالیت های آنها، گزارشگیری از عملکرد هر مجموعه به تفکیک، گزارش گیری های مالی، ثبت و گزارشگیری رزومه افراد و ... از جمله این گزارشگیری های به شمار می آیند.

10- تهیه آرشیو معاونت فرهنگی:

بایگانی مجوزهای صادر شده برای فعالیت های فرهنگی در طول یک سال و نگه داری از آنها، از مواردی است که همچنان در روش سنتی انجام می شوند. پس از گذشت چندین سال، تفکیک و بهره برداری از این اسناد، کار بسیار مشکلی خواهد بود. این سامانه نیز همانند تمامی سیستم های مدیریت اطلاعات، با فراهم کردن زمینه ذخیره سازی و تهیه آرشیوی از فعالیت های فرهنگی، امکان دسترسی سریع و کارآمد مدیران و کارشناسان فرهنگی به این اطلاعات ارزشمند امکان پذیر می نماید.
جهت ورود به سامانه به آدرس زیر مراجعه فرمایید:
cul.znu.ac.ir